Le téléphone fait partie de l’expérience de votre cabinet. Quand vous recevez un patient, réalisez un soin ou échangez avec une famille, la ligne continue de sonner. Nous prenons le relais selon un cadre que vous définissez, afin que chaque demande soit accueillie avec attention et orientée correctement.
UN SOUTIEN POUR LE CABINET
Une continuité téléphonique, même lorsque vous êtes occupé.
Accueil, rendez-vous, rappels et transferts s’organisent autour de consignes simples. Le service peut être régulier, ponctuel lors d’une absence ou destiné à absorber les appels qui dépassent les capacités de votre standard.
Appels entrants et accueil de la patientèle
Nous assurons l’accueil téléphonique au nom du cabinet et suivons le script que vous avez validé. Nous écoutons le patient, clarifions l’objet de son appel — rendez-vous, question pratique, demande de rappel ou message — puis transmettons les éléments utiles à la bonne personne.
Une fiche de message peut reprendre les informations demandées par le cabinet, comme les coordonnées de rappel et le motif communiqué. Nous ne posons pas de diagnostic et ne décidons pas de l’orientation médicale. Vous définissez les renseignements à recueillir et les appels à transférer.
Gestion d’agenda et suivi des rendez-vous
Dans l’agenda que le cabinet nous autorise à utiliser, nous pouvons prendre, déplacer ou annuler des rendez-vous suivant vos règles : motifs de consultation, durée des créneaux, praticien concerné, disponibilités et consignes particulières.
Nous pouvons étudier Doctolib, Maiia, Julie, WZ Agenda ou Google Agenda. Les fonctions réellement accessibles sont vérifiées avec vous. L’agenda et les outils Ubicentrex font l’objet d’une offre distincte.
Appels sortants et retours aux patients
À votre demande, nous pouvons effectuer des rappels téléphoniques, transmettre une information pratique ou retourner un appel laissé au cabinet. Le message, les horaires d’appel et les situations à escalader sont cadrés avec vous avant la mission.
Pour chaque appel sortant, nous suivons le contenu autorisé et la conduite prévue en cas d’absence de réponse. Une demande qui nécessite votre appréciation vous est transmise ; nous ne faisons pas de recommandation médicale.
Consignes de priorité et protocole d’urgence
Le praticien définit les situations à signaler sans délai, les contacts prioritaires, l’ordre des appels et le canal de transmission. Notre équipe applique ces consignes et note les éléments nécessaires pour vous alerter rapidement.
Nous ne réalisons ni triage médical, ni diagnostic, ni conseil de santé. En cas d’urgence vitale, l’appelant est orienté vers les services d’urgence compétents selon le protocole établi avec le cabinet.
LES AVANTAGES AU QUOTIDIEN
Un cabinet plus disponible,
un accueil qui reste attentif.
L’externalisation du secrétariat téléphonique vous aide à préserver le lien avec votre patientèle lorsque vous êtes occupé, tout en gardant la maîtrise de l’organisation et des consignes.
Un budget ajusté à votre activité
Choisissez une facturation à l’appel à partir de 0,75 € HT ou demandez l’étude d’un forfait selon votre volume. Les tolérances et les conditions d’un dépassement important, facturé à 0,70 € HT par appel selon le volume convenu, sont indiquées dans le devis.
Pas de poste d’accueil téléphonique à organiser
Vous confiez la permanence à une équipe dédiée à la mission, sans devoir recruter une personne en interne pour la seule gestion des appels. Les tâches, horaires et responsabilités sont cadrés avant le démarrage.
Une disponibilité étendue
Les horaires habituels couvrent 59 heures par semaine : du lundi au vendredi de 08 h à 19 h, et le samedi de 08 h à 12 h, heure de France métropolitaine.
Une formule souple
Le service peut accompagner votre organisation de façon régulière, pendant une absence ou lors d’un débordement d’appels. Le périmètre est défini selon votre besoin et peut être ajusté avec votre accord.
Un accueil à l’image du cabinet
Script, informations pratiques, règles de rendez-vous et messages sont préparés avec vous. Votre patientèle retrouve un accueil cohérent avec les habitudes du cabinet.
Des demandes mieux suivies
Prise de message, rendez-vous, rappels et retours d’appel suivent les consignes établies. Les demandes qui nécessitent votre appréciation vous sont transmises.
Des accès cadrés avec le cabinet
Les outils et les personnes autorisées sont définis pour la mission. L’équipe consulte les informations nécessaires à l’accueil téléphonique selon les accès et consignes que vous avez validés.
Un démarrage préparé
Nous organisons avec vous les consignes, la ligne, les transferts, les agendas concernés et les contacts à joindre. Vous savez comment les appels seront pris en charge avant la mise en service.
L’offre d’agenda et d’outils Ubicentrex est distincte : 49 € HT par mois, avec les appels de secrétariat facturés en supplément à partir de 0,75 € HT par appel. Les éventuelles conditions des SMS sont précisées au devis.
Les urgences : votre protocole, appliqué avec discernement
Vous nous indiquez les situations à transmettre sans délai, les personnes à joindre, l’ordre des contacts et le canal à utiliser. Nous suivons cette procédure sans évaluer l’état de santé ni donner de conseil médical. En cas d’urgence vitale, l’appelant doit contacter les services compétents.
EN COMPLÉMENT DU SECRÉTARIAT
Back-office administratif mensuel, réalisé par Jérémie.
À votre demande, Jérémie peut accéder à distance à certains documents dans les logiciels métiers du cabinet : comptes rendus, ordonnances, factures de soins et autres éléments définis avec vous. Cette mission est réalisée par Jérémie seul et peut impliquer des données sensibles de patients ou des informations confidentielles concernant les praticiens.
Le back-office est une offre complémentaire mensuelle, en plus du forfait d’appels ou de la facturation à l’appel. Les tâches, volumes, accès et tarifs sont définis ensemble dans le devis.
Un service ouvert à différents professionnels
Le secrétariat médical et paramédical est au cœur de notre offre. Nous pouvons également étudier les besoins d’artisans, de dirigeants de TPE/PME, de professions libérales et de structures vétérinaires, pour l’accueil téléphonique ou le service clients.