Un appel au cabinet mérite attention, clarté et respect. Voici ce que nous mettons en place pour que l’accueil externalisé reste fidèle à votre manière de travailler.
Un accueil attentif et professionnel
Nous préparons le nom d’accueil, le ton, les réponses pratiques et les formulations propres à votre cabinet. L’objectif est d’offrir à chaque appelant une réponse courtoise et une orientation compréhensible.
Des règles définies avec vous
Vous décidez comment prendre un message, proposer un rendez-vous, transférer un appel et signaler une urgence. Nous appliquons vos consignes et vous sollicitons lorsque la demande sort du cadre convenu.
Une relation directe
Jérémie reste votre contact principal pour préparer le service et suivre les ajustements. L’équipe affectée aux appels dispose des consignes nécessaires à la continuité du secrétariat courant.
Une offre lisible
Le devis distingue le tarif à l’appel, les forfaits d’appels éventuels et l’offre Agenda Ubicentrex. Les tâches, les horaires et les conditions sont présentés avant le démarrage.
Une disponibilité annoncée clairement
Les plages habituelles sont du lundi au vendredi de 08 h à 19 h et le samedi de 08 h à 12 h, heure de France métropolitaine. Toute demande hors plage fait l’objet d’un échange préalable.
Une gestion des informations proportionnée
Les accès sont organisés pour les tâches nécessaires au secrétariat. Pour le back-office mensuel complémentaire, l’accès aux documents métiers est réservé à Jérémie seul dans le cadre défini avec le cabinet.
Des engagements précis, formalisés avant le démarrage
Chaque cabinet a ses procédures et ses outils. Les rôles, instructions, durées d’accès, mesures de sécurité, gestion des demandes et incidents doivent être détaillés dans les documents établis entre les parties avant le lancement. La page Confidentialité et les CGV du site ne remplacent pas ces documents contractuels.
Une promesse sobre et tenue
Nous ne revendiquons aucune certification ou intégration garantie qui n’a pas été établie. Nous vérifions avec vous les possibilités de l’opérateur et des outils utilisés, puis nous confirmons ce qui peut être réalisé dans votre devis et vos consignes.